Was ein Businessplan für ein Café beantworten muss
Die Bank will wissen, ob Ihr Café Zins und Tilgung tragen kann. Sie selbst wollen wissen, ob Sie davon leben können. Beides beantwortet der Plan. Im Café gibt es dabei Besonderheiten, die in einem allgemeinen Businessplan leicht untergehen:
| Thema | Besonderheit im Café |
|---|---|
| Konzept | Frühstück, Mittagstisch, Kuchen, Kaffeespezialitäten oder Bäckerei-Café: Das Angebot bestimmt Küche, Personal und Öffnungszeiten. |
| Standort | Passantenfrequenz, Sichtbarkeit und Außenplätze zählen mehr als im Restaurant, denn viele Gäste kommen spontan. |
| Umsatz | Viele Gäste, aber ein kleiner Durchschnittsbon. Der Umsatz entsteht in Spitzen am Vormittag, Mittag und Nachmittag. |
| Wareneinsatz | Kaffee und Heißgetränke liegen oft unter 15 %, Küche und Kuchen deutlich höher. Die Mischung bestimmt Ihre Quote. |
| Personal | Lange Öffnungszeiten, Wochenenden und Vorbereitung vor der Öffnung kosten Stunden, die in vielen Plänen fehlen. |
| Saison | Außenplätze verschieben den Umsatz stark über das Jahr. Der Plan muss auch die schwachen Monate tragen. |
Die Zahlen: Umsatz, Kosten und Mindestumsatz im Café
Den möglichen Umsatz berechnen Sie aus Sitzplätzen, Belegungen und Durchschnittsbon:
Umsatz pro Tag = Sitzplätze × Belegungen pro Tag × Durchschnittsbon
Dagegen stellen Sie den Mindestumsatz, also den Umsatz, bei dem alle Kosten gedeckt sind:
Mindestumsatz = Fixkosten ÷ (1 − Wareneinsatzquote)
Rechenbeispiel (angenommene Werte, keine Prognose)
| 30 Sitzplätze × 3 Belegungen × 8 € Durchschnittsbon | 720 € pro Tag |
| × 26 Öffnungstage | 18.720 € im Monat |
| Fixkosten im Monat (Pacht, Personal, Energie, Versicherungen u. a.) | 12.000 € |
| Wareneinsatzquote | 28 % |
| Mindestumsatz (12.000 € ÷ 0,72) | rund 16.670 € |
|---|
Der mögliche Umsatz liegt in diesem Beispiel nur gut zehn Prozent über dem Mindestumsatz. Das ist knapp: Ein regnerischer Monat, eine Krankheitswelle oder ein neuer Wettbewerber nebenan genügen, und der Betrieb schreibt Verlust. Genau solche Fragen beantwortet der Stresstest im Businessplan. Orientierungswerte für Personal, Pacht und Wareneinsatz finden Sie im Ratgeber Kennzahlen in der Gastronomie, die Wareneinsatzquote erklärt der Ratgeber Wareneinsatz richtig kalkulieren.
Was in den Businessplan gehört
Textteil
- Gründerprofil: Qualifikation, Erfahrung, Eignung, Rechtsform
- Geschäftsidee und Konzept: Angebot, Karte, Preisniveau, Ambiente
- Zielgruppe und Markt: Wer kommt wann, wie oft, mit welchem Budget?
- Standort und Wettbewerb: Lage, Frequenz, Konkurrenz im Umfeld
- Marketing: Eröffnung, Google-Unternehmensprofil, Social Media, Stammgäste
- Organisation und Personal: Öffnungszeiten, Dienstplanung, Aufgaben
- Chancen und Risiken
Zahlenteil
- Investitionsplan: Umbau, Küche, Theke, Einrichtung, Kaffeemaschine, Kassensystem, Erstausstattung, Ablöse
- Kapitalbedarfsplan: Investitionen plus Kaution, Gründungskosten, Warenerstausstattung, Anlaufverluste und Reserve
- Finanzierungsplan: Eigenkapital, Bankdarlehen, Förderkredite, Zuschüsse
- Umsatz- und Kostenplanung: Sitzplätze, Belegung, Durchschnittsbon, Saison, Wareneinsatz, Personal, Pacht
- Rentabilitätsvorschau über 4 Jahre und Liquiditätsplanung über 3 Jahre
Den vollständigen Aufbau mit allen Kapiteln beschreibt der Ratgeber Businessplan für die Gastronomie: Aufbau, Inhalte und typische Fehler. Wie Sie einen laufenden Betrieb später auf Umsatz trimmen, zeigt Umsatz im Café steigern.
Typische Fehler im Businessplan für ein Café
- Voller Umsatz ab dem ersten TagEin neues Café braucht Anlaufzeit, bis sich Stammgäste einstellen. Ohne Anlaufverluste und Reserve im Plan wird das Geld nach wenigen Monaten knapp.
- Zu viele Belegungen angenommenEin Café ist nicht den ganzen Tag voll. Rechnen Sie mit den Spitzen und den ruhigen Stunden dazwischen.
- Wareneinsatz über alles gemitteltKaffee, Kuchen und Küche haben sehr unterschiedliche Quoten. Planen Sie nach Warengruppen und nicht mit einem Durchschnitt.
- Personal zu knapp kalkuliertVorbereitung, Reinigung, Wochenenden, Urlaub und Krankheit fehlen oft. Zum Bruttolohn kommen außerdem die Nebenkosten des Arbeitgebers.
- Saison ignoriertWer viele Außenplätze plant, braucht Zahlen für Winter und Regentage.
- Ablöse und Inventar nicht geprüftGehört die Einrichtung dem Verkäufer überhaupt, und ist die Technik noch brauchbar? Mehr dazu im Ratgeber Pachtvertrag in der Gastronomie.
Businessplan Café erstellen lassen
Ich erstelle Businesspläne für Cafés, Bistros und Bäckerei-Cafés von etwa 25.000 € Investition aufwärts. Die Zusammenarbeit läuft online per Microsoft Teams, Sie können also von überall in Deutschland teilnehmen. Aus der Praxis als Inhaber eines Kaffeehauses mit 200 Sitzplätzen und aus über 250 geschriebenen Businessplänen weiß ich, worauf Banken achten.
| Leistung | Preis |
|---|---|
| Erstgespräch, 30 Minuten, online | kostenlos |
| Businessplan Kompakt, ca. 20 Stunden, ideal ab ca. 25.000 € Investition | ab 2.000 € zzgl. MwSt. |
| Businessplan Premium, ca. 40 Stunden, ideal für Finanzierungen ab 100.000 € | ab 3.800 € zzgl. MwSt. |
| AVGS-Coaching mit Gutschein der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters | 0 € für Sie |
Alle Leistungen und Pakete im Überblick finden Sie auf der Seite Businessplan Gastronomie. Wenn Sie erst eine einzelne Frage klären möchten, gibt es die Gastro-Sprechstunde (1,5 Stunden, 180 € zzgl. MwSt.).
Selbst vorbereiten
Mit dem Leitfaden „Café gründen“ (PDF, 51 Seiten) und der Businessplan-Blanko-Vorlage bereiten Sie den Textteil und die wichtigsten Zahlen selbst vor. Die Finanzplanung rechnen wir danach gemeinsam durch.
Zum LeitfadenHäufige Fragen zum Businessplan für ein Café
Wie viel Geld brauche ich, um ein Café zu eröffnen?
Das hängt von Größe, Zustand des Objekts, Ausstattung und Ablöse ab. Kleine Cafés, Bistros und Imbisse beginnen bei Investitionen ab etwa 25.000 Euro. Den tatsächlichen Kapitalbedarf rechnen wir im Kapitalbedarfsplan aus: Investitionen plus Kaution, Gründungskosten, Warenerstausstattung, Anlaufverluste und Liquiditätsreserve.
Was gehört in einen Businessplan für ein Café?
Ein Textteil mit Gründerprofil, Konzept, Zielgruppe, Standort, Wettbewerb, Marketing und Organisation sowie ein Zahlenteil mit Investitionsplan, Kapitalbedarfsplan, Finanzierungsplan, Umsatz- und Kostenplanung, Rentabilitätsvorschau über 4 Jahre und Liquiditätsplanung über 3 Jahre.
Wie plane ich den Umsatz eines Cafés?
Multiplizieren Sie Sitzplätze, Belegungen pro Tag, Durchschnittsbon und Öffnungstage. Berücksichtigen Sie Anlaufzeit und Saison, vor allem bei Außenplätzen. Vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihrem Mindestumsatz: Liegt der mögliche Umsatz nur knapp darüber, fehlt der Spielraum für schwache Tage.
Kann ich den Businessplan für mein Café selbst schreiben?
Den Textteil können Sie gut selbst vorbereiten, zum Beispiel mit einer Blanko-Vorlage. Die Finanzplanung mit Kapitalbedarf, Finanzierung, Rentabilität und Liquidität sollten Sie nicht allein machen, denn hier entscheidet sich, ob die Bank finanziert.
Was kostet ein Businessplan für ein Café?
Das Paket Businessplan Kompakt (ca. 20 Stunden) beginnt bei 2.000 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer. Für Finanzierungen ab etwa 100.000 Euro gibt es Businessplan Premium (ca. 40 Stunden) ab 3.800 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer. Mit AVGS-Gutschein ist das Coaching für Sie kostenfrei. Den Umfang klären wir im kostenlosen Erstgespräch.
Hinweis: Die Zahlen in diesem Artikel sind Beispiele und Orientierungswerte aus der Praxis, keine Prognose für Ihr Vorhaben. Steuerliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Erdem Türkmen
Staatlich geprüfter Hotelbetriebswirt, seit 1990 in der Gastronomie, ehemaliger Chefbarkeeper im Lenbach Palais München und seit 2015 selbstständiger Gastronomieberater. Über 250 Businesspläne geschrieben, mehr als 85 Betriebe geplant, beraten und begleitet. Akkreditierter BAFA-Berater, Dozent für die BGN und die Hofa Akademie Heidelberg, IHK-Prüfer.