Personalkosten in der Gastronomie: Wie hoch dürfen sie sein?

Was zu den Personalkosten gehört

Viele Gastronomen rechnen nur mit den Löhnen. Dann ist die Quote zu niedrig, und die Planung stimmt nicht. Zu den Personalkosten gehören:

• Bruttolöhne und Gehälter aller Mitarbeiter in Küche, Service, Bar und Spüle
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung: Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung
• Umlagen für Krankheit, Mutterschaft und Insolvenzgeld
• Beiträge zur Berufsgenossenschaft, berechnet nach der Lohnsumme
• Abgaben für Minijobs, die der Arbeitgeber pauschal an die Minijob-Zentrale zahlt
• Zuschläge und Sonderzahlungen: Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge, Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Leihkräfte, wenn Sie in Spitzenzeiten Personal über eine Agentur einsetzen

Als Faustwert rechne ich bei regulär angestellten Mitarbeitern mit rund 23 Prozent Arbeitgeberabgaben, Umlagen und Berufsgenossenschaft auf den Bruttolohn. Bei Minijobs liegen die pauschalen Abgaben 2026 bei 31,17 Prozent. 2027 steigen sie voraussichtlich auf rund 35,67 Prozent, weil der Arbeitgeberbeitrag zur Krankenversicherung von 13 auf voraussichtlich 17,5 Prozent steigt.

Nicht dazu gehört Ihr eigener Unternehmerlohn als Einzelunternehmer. Ihr Lebensunterhalt wird aus dem Gewinn bezahlt. Rechnen Sie ihn in der Planung trotzdem als festen Betrag ein, sonst ist Ihr Mindestumsatz zu niedrig angesetzt.

So berechnen Sie die Personalkostenquote

Personalkostenquote = Personalkosten ÷ Nettoumsatz × 100

Rechnen Sie immer mit dem Nettoumsatz, also ohne Mehrwertsteuer, und mit denselben Monaten. Am aussagekräftigsten ist der Vergleich Ihrer eigenen Quote von Monat zu Monat. Ihr Steuerberater liefert Ihnen beide Werte jeden Monat in der betriebswirtschaftlichen Auswertung.

Wie hoch dürfen die Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz sein?

In Ratgebern finden Sie Richtwerte zwischen 30 und 40 Prozent des Umsatzes. Aus meiner Praxis empfehle ich einen Zielwert von rund 30 Prozent. Wie hoch die Quote in Ihrem Betrieb sein darf, hängt vom Konzept ab:

Wichtiger als die einzelne Zahl ist die Summe mit dem Wareneinsatz. Wareneinsatz und Personal zusammen sollten bei rund 60 Prozent liegen. Ab etwa 65 Prozent bleibt für Pacht, Energie, alle übrigen Kosten und Ihren Gewinn kaum noch etwas übrig. Ein Restaurant mit 34 Prozent Personal kann gesund sein, wenn der Wareneinsatz bei 26 Prozent liegt. Alle Orientierungswerte im Überblick finden Sie im Ratgeber Kennzahlen in der Gastronomie.

Was eine Arbeitsstunde wirklich kostet

Mit dem Stundenlohn allein planen Sie zu knapp. Zu den Abgaben kommt, dass Sie Urlaub, Feiertage und Krankheit bezahlen, ohne dass in dieser Zeit gearbeitet wird. Das gilt für Minijobber genauso wie für fest Angestellte. Und 2027 wird beides teurer.

Gerechnet ist mit rund 16 Prozent bezahlter Zeit, in der nicht gearbeitet wird. Beim Minijob kommt der Beitrag zur Berufsgenossenschaft noch dazu. Eine Minijob-Stunde ist für Sie also schon heute teurer als die Stunde einer fest angestellten Kraft zum selben Lohn, und 2027 wird der Abstand größer. Steigt zusätzlich die Pauschalsteuer für Minijobs von 2 auf 5 Prozent, wie geplant, aber noch nicht beschlossen, kostet die gearbeitete Minijob-Stunde 2027 rund 24,10 €.

Das sind Untergrenzen. Fachkräfte wie Köche verdienen mehr. Nach Angaben des Statistischen Bundesamts lagen die Arbeitskosten im Gastgewerbe, also in Hotellerie und Gastronomie zusammen, 2025 bei durchschnittlich rund 27,40 € je geleisteter Arbeitsstunde. 2020 waren es noch 20,90 €.

Wie viel Personal braucht ein Restaurant?

Eine allgemeine Zahl gibt es nicht. Rechnen Sie den Bedarf vom Umsatz her und verteilen Sie die Stunden dann nach den Gästezahlen:

1. Personalbudget: geplanter Nettoumsatz × Ziel-Personalquote. Bei 40.000 € und 30 Prozent sind das 12.000 € im Monat.
2. Stundenbudget: Personalbudget ÷ durchschnittliche Kosten je gearbeiteter Stunde. Bei 22 €, weil der Koch mehr verdient als die Aushilfe, sind das rund 545 Stunden im Monat.
3. Stunden pro Tag: bei 26 Öffnungstagen rund 21 Stunden für Küche, Service und Spüle zusammen, zusätzlich zu Ihrer eigenen Arbeit.
4. Verteilen: Die Kasse zeigt Ihnen den Umsatz je Stunde und Wochentag. Danach legen Sie fest, wann wie viele Personen im Dienst sind.

Eine gute Kontrollzahl ist der Umsatz pro Personalstunde: Nettoumsatz geteilt durch die geleisteten Stunden. Sinkt er, ist in schwachen Zeiten zu viel Personal im Dienst oder die Abläufe kosten zu viel Zeit.

Personalkosten senken, ohne am Gast zu sparen

• Dienstplan nach Gästezahlen: Planen Sie die Besetzung nach dem Umsatz je Stunde aus der Kasse und nicht nach Gewohnheit. Das ist der wirksamste Hebel.
• Öffnungszeiten prüfen: Eine Schicht, die weniger einbringt, als sie an Personal und Energie kostet, gehört auf den Prüfstand. Oft ist ein Ruhetag oder ein späterer Beginn besser.
• Vorbereitung in ruhige Zeiten legen: Was am Nachmittag vorbereitet ist, braucht am Abend keine zusätzliche Kraft.
• Kurze Wege: Eine gut geplante Küche und Theke spart an jedem Abend Zeit. Das ist eine Frage der Fachplanung, am besten vor dem Umbau.
• Klare Aufgaben und Standards: Wer weiß, was zu tun ist, arbeitet schneller und braucht weniger Nachfragen. Aufgabenprofile und Checklisten helfen beim Einarbeiten.
• Mitarbeiter halten: Jede Kündigung kostet Suche, Einarbeitung und Fehler in den ersten Wochen. Verlässliche Dienstpläne und ein gutes Betriebsklima sparen hier mehr als jeder Euro beim Lohn.
• Minijob oder Midijob? Mit den höheren Minijob-Abgaben ab 2027 kann eine Teilzeitstelle für beide Seiten die bessere Lösung sein. Rechnen Sie jeden Fall einzeln.

Was sich 2027 bei den Personalkosten ändert

Die Minijob-Grenze steigt mit dem Mindestlohn. Zum Mindestlohn bleiben deshalb weiterhin gut 43 Stunden im Monat möglich, aber jede dieser Stunden kostet Sie mehr. Den genauen Krankenversicherungssatz für Minijobs gibt die Regierung voraussichtlich Anfang November bekannt. Für alle anderen Beschäftigten werden der Zusatzbeitrag der Krankenkassen und die Beitragsbemessungsgrenzen für 2027 ebenfalls im Herbst festgelegt. Geplant, aber noch nicht beschlossen ist außerdem eine höhere Pauschalsteuer für Minijobs von 5 statt 2 Prozent.

Was das für den Betrieb aus dem Beispiel bedeutet: Angenommen, alle Löhne steigen wie der Mindestlohn um rund 5 Prozent und es bleibt bei denselben Stunden. Dann steigen die Personalkosten von rund 12.420 € auf rund 13.115 € im Monat, das sind rund 690 € mehr im Monat und gut 8.300 € im Jahr. Bei gleichem Umsatz von 40.000 € steigt die Personalkostenquote von rund 31 auf knapp 33 Prozent. Um wieder bei 31 Prozent zu landen, bräuchte der Betrieb rund 42.200 € Umsatz, also knapp 6 Prozent mehr. Deshalb gehören Preise und Dienstplan jetzt auf den Prüfstand und nicht erst im Februar. Alle Änderungen zum Jahreswechsel finden Sie im Ratgeber Gastronomie 2027.

Häufige Fragen

Hinweis: Die Orientierungswerte und Beispiele in diesem Artikel stammen aus der Praxis und ersetzen keine individuelle betriebswirtschaftliche, steuerliche oder arbeitsrechtliche Beratung. Die genauen Abgaben berechnet Ihr Steuerberater oder Lohnbüro.