Kurz gesagt
Die ABC-Analyse teilt Ihre Einkaufswaren in drei Gruppen. A-Waren sind die wenigen Waren, für die Sie am meisten Geld ausgeben, B-Waren das Mittelfeld, C-Waren die vielen Kleinigkeiten. Preise vergleichen und verhandeln lohnt sich vor allem bei den A-Waren: 5 Cent weniger pro Liter Milch sind bei 100 Litern in der Woche 260 € im Jahr, bei 10 Litern nur 26 €. Der Einstieg ist die Renner-Penner-Liste aus Ihrer Kasse.
Erst die Renner-Penner-Analyse
Um eine ABC-Analyse zu machen, brauchen Sie zuerst eine Renner-Penner-Analyse. Sie ist einfach: Fast jede Kasse kann einen Artikelbericht für einen Monat ausgeben. Darauf steht, welche Artikel sich wie oft verkauft haben.
- Renner sind die Artikel, die sich am häufigsten verkaufen.
- Penner sind die Artikel, die kaum jemand bestellt.
Wenn Sie wissen, was Sie am häufigsten verkaufen, wissen Sie auch, welche Waren Sie am häufigsten einkaufen. In einem Coffeeshop, der vor allem Cappuccino und Latte macchiato verkauft, sind das Kaffeebohnen und Milch.
Die Penner sind ein eigenes Thema. Ein Artikel, der kaum bestellt wird, bindet Ware im Lager, und diese Ware verdirbt. Prüfen Sie bei jedem Penner, ob er von der Karte kann.
So funktioniert die ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ordnet Ihre Waren nach ihrem Anteil am Einkauf:
| Gruppe | Was dazugehört | Was Sie tun |
|---|---|---|
| A-Waren | Die wenigen Waren mit dem größten Anteil am Einkauf. Als Faustregel machen sie zusammen rund 80 % aus. | Preise vergleichen, verhandeln, Verbrauch kontrollieren |
| B-Waren | Das Mittelfeld, zusammen rund 15 %. | Einmal im Jahr prüfen |
| C-Waren | Viele Kleinigkeiten, zusammen rund 5 %. | Aufwand klein halten |
Sortiert wird nach dem Betrag, den Sie für eine Ware ausgeben, also Menge mal Preis. Meist sind die Waren, die Sie am häufigsten einkaufen, auch die mit dem höchsten Betrag. Es gibt aber Ausnahmen: Rinderfilet kann schon bei kleiner Menge eine A-Ware sein, und Servietten bleiben trotz großer Stückzahl eine C-Ware.
Rechenbeispiel: 5 Cent beim Liter Milch
Nehmen wir einen gut laufenden Coffeeshop. Milch ist dort eine A-Ware, er braucht 100 Liter in der Woche. Was bringt es, wenn der Inhaber sich die Mühe macht, den Liter 5 Cent günstiger einzukaufen als bisher? Und was bringt dieselbe Mühe in einem Betrieb, in dem Milch eine C-Ware ist und nur 10 Liter in der Woche gebraucht werden?
| Milch als A-Ware | Milch als C-Ware | |
|---|---|---|
| Verbrauch pro Woche | 100 Liter | 10 Liter |
| Ersparnis je Liter | 0,05 € | 0,05 € |
| Ersparnis pro Woche | 5,00 € | 0,50 € |
| Ersparnis pro Jahr (52 Wochen) | 260 € | 26 € |
Derselbe Preisvorteil und dieselbe Mühe, aber das zehnfache Ergebnis. Für 26 € im Jahr lohnt sich der Aufwand nicht. Deshalb konzentriere ich mich auf die A-Waren und danach auf die B-Waren.
Und das war nur ein einziges Produkt. Wenn Sie bei 20 A-Waren einen ähnlichen Effekt erreichen, sind das rund 5.200 € im Jahr.
Beispiel: die ABC-Analyse eines Coffeeshops
So kann die Auswertung für einen Monat aussehen. Die Beträge sind Beispielwerte, jede Zeile fasst eine Warengruppe zusammen.
| Ware | Einkauf im Monat | Anteil | Gruppe |
|---|---|---|---|
| Kaffeebohnen | 1.300 € | 26,0 % | A |
| Backwaren und Kuchen | 1.150 € | 23,0 % | A |
| Zutaten für Snacks | 620 € | 12,4 % | A |
| Milch | 455 € | 9,1 % | A |
| Kaltgetränke in Flaschen | 380 € | 7,6 % | A |
| Becher, Deckel, Verpackung | 340 € | 6,8 % | B |
| Pflanzendrinks | 260 € | 5,2 % | B |
| Sirup, Schokolade, Chai | 150 € | 3,0 % | B |
| Reinigungsmittel | 100 € | 2,0 % | C |
| Tee | 90 € | 1,8 % | C |
| Zucker, Kekse, Rührstäbchen | 85 € | 1,7 % | C |
| Servietten | 70 € | 1,4 % | C |
| Summe | 5.000 € | 100 % |
Fünf Warengruppen machen in diesem Beispiel 78 % des Einkaufs aus. Dort lohnt sich jede Stunde, die Sie in Preisvergleich und Verhandlung stecken: Schon 3 % Ersparnis bei den A-Waren bringen rund 117 € im Monat, also rund 1.400 € im Jahr. Bei den vier C-Waren geht es zusammen um 345 € im Monat. Selbst 10 % Ersparnis wären dort nur rund 35 €.
Schritt für Schritt zur eigenen ABC-Analyse
- Artikelbericht aus der Kasse ziehen: für einen Monat, besser für drei.
- Renner und Penner markieren: Was verkauft sich am häufigsten, was kaum?
- Einkauf zusammenstellen: Addieren Sie aus Rechnungen und Lieferscheinen desselben Zeitraums den Betrag je Ware oder Warengruppe. Viele Lieferanten schicken Ihnen auf Nachfrage eine Übersicht, was Sie bei ihnen gekauft haben.
- Sortieren: den höchsten Betrag nach oben, dazu den Anteil am gesamten Einkauf.
- Einteilen: A-Waren bis rund 80 % des Einkaufs, B-Waren die nächsten rund 15 %, C-Waren der Rest.
- Bei den A-Waren ansetzen.
Dafür reicht eine einfache Tabelle. Wiederholen Sie die Analyse ein- bis zweimal im Jahr und immer dann, wenn Sie die Karte ändern.
Was Sie bei den A-Waren tun
- Preise vergleichen: Holen Sie mindestens ein zweites Angebot ein, für dieselbe Ware in derselben Qualität.
- Mit dem Lieferanten nachverhandeln: Besser, als ständig zu wechseln, ist es, mit Ihrem Lieferanten Rabatte für Ihre A-Waren zu vereinbaren. Möglich sind zum Beispiel Staffelpreise nach Menge, feste Preise für einen Zeitraum, eine Rückvergütung am Jahresende, größere Gebinde oder Skonto bei schneller Zahlung.
- Mit Zahlen verhandeln: Nach der Analyse wissen Sie, wie viel Sie im Jahr abnehmen. „Ich kaufe bei Ihnen rund 5.200 Liter Milch im Jahr“ ist ein stärkeres Argument als „Können Sie am Preis etwas machen?“.
- Verbrauch kontrollieren: Rezepturen, Portionen und Schwund wirken bei den A-Waren am stärksten. Mehr dazu im Ratgeber Wareneinsatz richtig kalkulieren.
Nicht an der Qualität sparen
Es geht um einen besseren Preis für dieselbe Ware, nicht um billigere Ware. Wer bei seinem wichtigsten Produkt die Qualität senkt, spart einige Cent im Einkauf und verliert Gäste. Was ein verlorener Stammgast kostet, lesen Sie im Ratgeber Customer Lifetime Value.
B- und C-Waren: Aufwand passend zum Ergebnis
- B-Waren: Prüfen Sie die Preise einmal im Jahr und sprechen Sie sie an, wenn Sie ohnehin mit dem Lieferanten verhandeln.
- C-Waren: Verhandeln Sie hier nicht um Cent. Bestellen Sie diese Waren beim Hauptlieferanten mit, statt dafür eigens einzukaufen, und halten Sie genug Vorrat, damit nichts ausgeht. Ihre Zeit ist hier mehr wert als die Ersparnis.
Typische Fehler
- Überall gleich viel Mühe: Wer eine Stunde lang den günstigsten Preis für Servietten sucht, hat an der falschen Stelle gespart.
- Nur auf die Menge schauen: Entscheidend ist der Betrag, also Menge mal Preis.
- Die Qualität senken, statt den Preis zu verhandeln.
- Einmal und nie wieder: Mit jeder Kartenänderung und jeder Preiserhöhung verschieben sich die Gruppen.
- Nur im Einkauf suchen: Ein hoher Wareneinsatz kann auch an Portionen, Verderb oder nicht gebuchten Verkäufen liegen. Die Orientierungswerte finden Sie im Ratgeber Kennzahlen in der Gastronomie.
Häufige Fragen
Was ist eine ABC-Analyse in der Gastronomie?
Die ABC-Analyse teilt Ihre Einkaufswaren in drei Gruppen. A-Waren sind die wenigen Waren, für die Sie am meisten Geld ausgeben, B-Waren das Mittelfeld, C-Waren die vielen Kleinigkeiten. Sie zeigt, wo sich Preisvergleich und Verhandlung lohnen.
Was ist eine Renner-Penner-Analyse?
Die Renner-Penner-Analyse zeigt, welche Artikel sich am häufigsten verkaufen (Renner) und welche kaum bestellt werden (Penner). Die Zahlen liefert der Artikelbericht Ihrer Kasse für einen Monat. Sie ist der erste Schritt zur ABC-Analyse.
Wie viele Waren sind A-Waren?
Das ist in jedem Betrieb anders. Als Faustregel machen wenige Waren zusammen rund 80 % des Einkaufswerts aus. Im Beispiel eines Coffeeshops sind es fünf von zwölf Warengruppen.
Wie oft sollte ich die ABC-Analyse machen?
Ein- bis zweimal im Jahr und immer dann, wenn Sie die Karte ändern. Mit jeder Kartenänderung verschiebt sich, welche Waren Sie am meisten einkaufen.
Spare ich mit der ABC-Analyse auf Kosten der Qualität?
Nein. Es geht um einen besseren Preis für dieselbe Ware in derselben Qualität, zum Beispiel durch Preisvergleich oder einen Rabatt beim bisherigen Lieferanten. Billigere Ware einzukaufen ist nicht das Ziel.
Hinweis: Die Zahlen in diesem Artikel sind Rechenbeispiele aus der Praxis und ersetzen keine individuelle betriebswirtschaftliche Beratung.